Концепция и программа
Определяем цель события, аудиторию, формат выступлений и логику дня. Готовим сценарный план и тайминг переходов между выступлениями, перерывами и деловым общением.
TT Event Production · деловые события
Организация конференций в Москве и Санкт-Петербурге
TT Event Production помогает подготовить и провести деловую конференцию: от задачи и сметы до технического оснащения и координации на площадке. Обсудим формат, программу и состав работ, подберём решение под аудиторию и бюджет.
Обсудить конференцию
Что входит в организацию конференции
Состав работ фиксируем в предложении и смете. Можно обсудить подготовку события целиком или отдельные задачи производства и координации.
Подбор площадки
Проверяем вместимость и рассадку, доступность для гостей, зоны регистрации и кофе-брейков, время монтажа, условия для техники и подрядчиков.
Техническое обеспечение
Подбираем звук, свет, экраны и мультимедиа под площадку и программу. Планируем монтаж, проверку презентаций и техническую репетицию.
Оформление и материалы
Согласуем оформление сцены, навигацию, бейджи и печатные материалы. Координируем производство и размещение на площадке.
Гостевой сервис и подрядчики
Обсуждаем встречу гостей, регистрацию, питание, фото- и видеосъёмку. Собираем подрядчиков под утверждённый объём работ.
Координация в день события
Сводим работу площадки, технической команды и других служб в единый план. Контролируем тайминг, выходы спикеров и переходы между частями программы.
Какие конференции можно организовать
Клиентская конференция помогает представить продукт и обсудить практику его применения. Партнёрская встреча объединяет деловую программу, презентации и переговоры. Отраслевая конференция строится вокруг профессионального обмена опытом. Внутренняя конференция компании может включать выступления руководителей, обучение и совместную работу команд.
На первом обсуждении выбираем формат под задачу. Для онлайн-участия отдельно согласуем трансляцию, подключение спикеров и техническую проверку связи.
Как проходит подготовка
- Бриф: обсуждаем цель, город, даты, аудиторию, число гостей и ориентир бюджета.
- Предложение: формируем концепцию, предварительный состав работ и расчёт сметы.
- Подготовка: согласуем площадку, программу, оформление и техническое задание; распределяем ответственность.
- Проверка: собираем презентации, уточняем тайминг, проводим необходимые технические проверки.
- Проведение: координируем монтаж, встречу гостей, программу и работу служб.
- Завершение: передаём согласованные материалы и отчётные документы, обсуждаем результаты события.
От чего зависит стоимость конференции
Стоимость рассчитывается по конкретному заданию. На смету влияют город и дата, площадка, число гостей, длительность программы, количество залов, техническое оборудование, оформление, питание и состав команды. Трансляция, съёмка и дополнительная программа рассчитываются по согласованному объёму.
Для первого расчёта пришлите город, дату или период, планируемое число участников, формат и ориентир бюджета. Если площадка уже выбрана, приложите её название и доступные технические условия. Предварительный расчёт сметы — бесплатно.
Опыт организации и технического производства
Примеры деловых и выставочных событий показывают задачи, с которыми работала команда. Состав работ для вашей конференции согласуем отдельно.
Lunda Expo в МТС Live Hall
Застройка выставки, техническое обеспечение мастер-классов, кофе-брейк и программа для порядка 500 посетителей.
Посмотреть проект →
День монтажника Lunda
Площадка, деловая выставка, кейтеринг, активности для гостей и координация.
Посмотреть проект →Ещё один пример: мероприятие в ИТМО — свет, звук, сцена-подиум, оформление и координация подрядчиков.
Вопросы об организации конференции
За сколько времени начинать подготовку?
Срок зависит от масштаба, даты, доступности площадок и объёма производства. Чем раньше определены дата и число участников, тем больше вариантов можно рассмотреть. После брифа составим реалистичный график подготовки.
Можно заказать только техническое обеспечение?
Да, можно обсудить отдельный объём работ: звук, свет, мультимедиа, сцену или координацию подрядчиков. Уточним, какие задачи остаются у вашей команды, и зафиксируем границы ответственности.
Работаете в Москве и Санкт-Петербурге?
Принимаем запросы на конференции в обоих городах. Для предложения учитываем выбранную площадку, логистику и условия монтажа.
Можно организовать онлайн-участие?
Да, такой формат обсуждаем отдельно: уточняем сценарий трансляции, число удалённых спикеров и задачи команды на площадке. До события необходимо проверить оборудование и подключение.
Что прислать для расчёта сметы?
Город, дату или период, число гостей, цель конференции и ориентир бюджета. Также полезны черновик программы, пожелания к площадке и список уже выбранных подрядчиков.
Обсудим вашу конференцию
Расскажите, для кого проходит событие, где и когда вы хотите его провести. Уточним задачи и подготовим предварительный расчёт.