Проведение деловых мероприятий
Подготовка, техника и координация деловых событий
Организуем деловые мероприятия в Москве и Санкт-Петербурге: встречи с клиентами и партнёрами, презентации, форумы и конференции. Начинаем с задачи бизнеса, состава аудитории и формата общения, затем подбираем площадку, программу и технические решения.
В подготовку могут входить концепция и сценарий, расчёт сметы, застройка, звук, свет, мультимедиа, работа с подрядчиками и координация. Состав работ согласуется под конкретный проект.
В подготовку могут входить концепция и сценарий, расчёт сметы, застройка, звук, свет, мультимедиа, работа с подрядчиками и координация. Состав работ согласуется под конкретный проект.
- До начала подготовки полезно определить показатели результата: участие целевой аудитории, деловые встречи, заявки или обратную связь. Бюджет и ожидаемый эффект оцениваются отдельно — окупаемость зависит не только от организации события, но и от предложения компании и дальнейшей работы с контактами.
Мы предлагаем:
- Бесплатный расчет сметы для вашего мероприятия
- Интегрированный маркетинговый анализ для прогнозирования окупаемости
- Подробный отчет о возврате инвестиций (ROI), чтобы вы могли видеть потенциал каждого мероприятия
Кейсы
Гран-при по кикбоксингу К1ХPro в МТС Live Hall
Задачи:
- Полное техническое обеспечение мероприятия: световое и звуковое и музыкальное оборудование;
- Застройка ринга;
- Музыкальное сопровождение мероприятия;
- Артисты на мероприятие, группа поддержки, ring girls, спецэффекты;
- Координация мероприятия: сопровождение спортсменов из раздевалок на ринг, вывод спортсменов на ринг, своевременная работа всех служб;
- Организация и координация фуршета для гостей;
- Координация соблюдение бытовых райдеров;
- Организация и координация видео съемки и трансляции турнира;
- Координация гостей на входе по билетам;
- Составление смет и отчетных документов.
Lunda Expo -2024
Задачи:
- Поиск площадки
- Поиск подрядчика под застройку стендов и зон мастер-классов
- Составление плана застройки, расчет сметы застройки
- Организация фуршета
- Техническое сопровождение мероприятия
- Изготовление полиграфии, баннера, лого на фризы стендов
- Поиск подрядчиков и артистов: ведущий и диджей, фотограф и видеограф, бармен-шоу, кавер-группа
- Технический персонал
- Координация мероприятия
Мероприятие в ИТМО
Задачи:
- Световое оснащение («хотим, чтоб было много концертного света»)
- Звуковое оснащение+застройка сцены-подиума
- Разработка и изготовление баннера-задника на сцену
- Разработка и изготовление бейджей, тематических наклеек на стулья, ступени лестница, ширму;
- Разработка и изготовление баннера-задника в зоне фуршета
- Разработка и изготовление баннера на фотозону
- Аренда мебели и пуфов
- Координация подрядчиков
Клиентское мероприятие компании Lunda
Задачи:
- Организация мероприятия под ключ:
- Поиск площадки под формат ярмарки
- Фуршет на 100+ гостей
- Застройка и оборудование шатров под экспонентов
- Техническое обеспечение мероприятия: звук, мультимедиа
- Ведущий и DJ, программа
- Артисты и активности в течение всего дня
- Фото и видео
- Координация мероприятия
Tattoo Show-2021 — двухдневная конвенция в Севкабель порте
Задачи:
- Техническое обеспечение мероприятия: мультимедиа, звуковое и световое оборудование. Застройка сцены, застройка и оснащение боксов для экспонентов. Игровые автоматы.
- Организация и координация
- Шоу-программа: выступление артистов на сцене, работа аниматоров в зале
Подготовка делового мероприятия: вопросы и ответы
- Состав работ зависит от задачи: разработка концепции и сценария, подбор площадки, расчёт сметы, техническое оснащение, работа с подрядчиками и координация в день события. Для конференций отдельно согласуем программу, выступления и требования к оборудованию. Подробнее — на странице организации конференций.
На бюджет влияют число участников, город и площадка, длительность программы, застройка, звук, свет, экраны, питание и состав команды. Для расчёта нужны исходные данные, после чего можно сравнить обязательные позиции и дополнительные опции. Об основных статьях расходов рассказываем в материале «Смета мероприятия».
Достаточно описать цель события, аудиторию и примерное число гостей, желаемые даты, город, формат и ориентир по бюджету. Укажите, есть ли готовая площадка, программа и подрядчики. Если часть решений ещё не принята, отметьте это в задаче — так будет проще определить порядок подготовки.
Оцените вместимость и рассадку, доступность для гостей, возможности для монтажа, электропитание, акустику, питание и регистрацию. Для выставки важны зоны экспонентов и мастер-классов, для конференции — обзор сцены и работа со спикерами. Дополнительные критерии — в статье о выборе площадки.
В кейсе Lunda Expo в МТС Live Hall показаны застройка выставки, оснащение мастер-классов и программа для гостей. В кейсе ветеринарного форума — работа с площадкой, участниками, техническим оснащением и вечерней программой трёхдневного события.
До подготовки определите, что важно бизнесу: участие целевой аудитории, деловые встречи, заявки, обратная связь или продажи. Выберите способ учёта и период оценки. Окупаемость нельзя обещать заранее: она зависит от расходов, предложения компании и дальнейшей работы с контактами. Для подготовки программы используйте пошаговый план конференции.